介護記録の書き方ガイド｜NGワード・例文・残業を減らす効率化まで現役ケアマネが解説

「記録を書くのが苦手で、業務終了後も一人だけパソコンに向かっている」「何を書けばいいかわからず、毎回手が止まってしまう」——介護の現場でそんな悩みを抱えている方は、決して少なくありません。ケアマネとして多くの介護職の方と関わってきた私も、同じ声を何度も聞いてきました。この記事では、介護記録の書き方の基本からNGワード・場面別の例文・残業を減らす効率化まで、現役ケアマネの視点でまとめて解説します。

介護記録の書き方の基本——5W1H・SOAP・書き出しのコツ

介護記録を書くとき、「何を」「どう書くか」に迷う方は多いです。まず押さえてほしいのは、記録の目的はケアの継続性を守ることだという点です。次のシフトのスタッフが読んで同じケアができるように、また多職種（看護師・リハビリ・ケアマネ）が連携できるように、情報を正確に残す——これが記録の本質です。

5W1Hを意識する

記録を書く際の基本フレームが「5W1H」です。いつ（When）・どこで（Where）・誰が（Who）・何を（What）・なぜ（Why）・どのように（How）を揃えることで、読み手が同じ場面を想像できる記録になります。「昼食時に食欲がなかった」ではなく、「12時、食堂。朝から食欲がないと訴えあり。昼食の主食を2割程度しか摂取されなかった。表情は暗く、声かけには短く返答するのみ」というように書くと、読んだ人がその場面を再現できます。

SOAPで整理すると書きやすい

「SOAP」という記録の書き方も介護現場で使われています。S（Subjective：主観情報）はご利用者本人の言葉・訴え、O（Objective：客観情報）はスタッフが観察した事実、A（Assessment：アセスメント）はそこから考えられること、P（Plan：計画）は次の対応方針です。すべての項目を毎回書く必要はありませんが、「事実」と「スタッフの判断・考え」を分けて書くという意識を持つだけで、記録の質が大きく変わります。

書き出しに困ったときの定番パターン

記録の書き出しで手が止まる場合、「〇時、〇〇の介助を行った。」という時刻＋行動から入るのがシンプルで使いやすい方法です。あるいは「ご本人より〇〇との訴えあり。」という形で、利用者の言葉から書き始めるパターンも自然です。「書き出しの型」を2〜3パターン頭に入れておくだけで、記録にかかる時間が短くなります。

• 5W1Hを揃えると読み手が場面を再現できる
• 「事実」と「スタッフの判断」を分けて書く（SOAP的発想）
• 書き出しの型を2〜3パターン持っておくと時短になる

主観と客観の使い分け——文体は「です・ます」か「常体」か

介護記録の文体について「ですます調でいいの？」という疑問を持つ方は多いです。結論から言うと、施設によってルールが異なることが多いため、まず職場のフォーマットを確認することが先決です。ただ、文体に関していくつかの基本原則があります。

主観と客観を混同しない

記録で最も大切な原則のひとつが「主観と客観を混同しない」ことです。「ご利用者が怒っていた」は主観的な解釈です。「大声で『帰る』とおっしゃり、立ち上がろうとされた」が客観的な記録です。「怒っていた」という記録は人によって解釈が異なりますが、「大声で〇〇とおっしゃった」という記録は読んだ全員が同じ場面を想像できます。スタッフ自身の解釈を書く場合は「〇〇と考えられる」「〇〇と思われる」という表現で、客観的事実と区別することが大切です。

「ですます調」vs「常体」の使い分け

介護記録の文体は、施設によって「常体（〜した。）」を使う場合と「ですます調（〜しました。）」を使う場合があります。どちらが正解ということではなく、職場内で統一されていることが大事です。一般的に、記録は簡潔さが求められるため「常体」を使う施設が多い傾向にあります。「食事介助を行った。摂取量は8割程度。特に問題なし。」という形です。迷ったときは先輩スタッフの記録を参考にしながら、施設のスタイルに合わせましょう。

「様子見」「特に問題なし」の落とし穴

「様子見」「特に問題なし」という表現は、よく使われる一方で情報量がほとんどありません。「何を観察して問題なしと判断したのか」が伝わらないため、後から振り返ったときに役に立たない記録になってしまいます。「活動中、転倒リスクとなるふらつきや訴えなし。表情穏やか」のように、何を観察したかを一文添えるだけで記録の質が変わります。

• 「事実」と「スタッフの解釈」は言葉を分けて書く
• 文体は職場のルールに合わせる（常体が多数派）
• 「様子見」「特に問題なし」には観察内容を一文添える

介護記録で使ってはいけないNGワード一覧と言い換え

介護記録には「使ってはいけない言葉」があります。これは法的リスクや、ご利用者・ご家族への不適切な表現という観点からも重要です。ケアマネとして記録の指導に関わってきた中で、現場でよく見かけるNGワードと適切な言い換えをまとめました。

「不穏」「徘徊」「拒否」——言い換えが必要なワード

介護現場で長年使われてきた言葉でも、今日では不適切とされるものがあります。代表的なNGワードとその言い換えを確認しましょう。「不穏」という言葉は医療用語であり、介護記録では具体的な状態を書くことが求められます。「大声で叫ばれた」「室内を激しく歩き回られた」など、実際に観察した行動を書きます。「徘徊」も差別的なニュアンスがあるとして使用を避ける流れになっています。「目的なく歩き回られていた」「玄関付近を繰り返し行き来されていた」などの表現に置き換えます。「拒否」は、ご利用者の主体性を否定する印象を与えることがあります。「入浴を拒否」ではなく「『今日は入りたくない』とおっしゃり、見送りとなった」のように、ご本人の意向として書く方が適切です。

「暴力的」「問題行動」「認知症で」——属性判断のNG表現

「暴力的な言動があった」「問題行動を繰り返している」という表現も避けるべきです。これらはご利用者の人格を否定するニュアンスがあり、ご家族が記録を見たときに大きな不信感につながります。「食事介助中、右腕を払いのけられた。その後声かけで落ち着かれた」のように、具体的な行動とその後の経過を書くのが適切です。また「認知症で〇〇」という書き方も、認知症を行動の理由として一括りにする問題があります。認知症の診断名は記録に書く必要がある場合もありますが、行動の記録はあくまでも「観察した事実」として書きましょう。

「何度も」「しつこく」「全然」——曖昧な副詞に注意

「何度もナースコールを押した」「しつこく訴えていた」「全然食べなかった」という表現は、主観的で曖昧です。「ナースコールを2時間に4回押した」「30分おきに同じ訴えがあった」「主食を1口も摂取されなかった（全量残食）」のように数字や具体的な言葉に置き換えることで、客観的な記録になります。

• 「不穏」→ 観察した具体的な行動を書く（「大声で叫ばれた」など）
• 「徘徊」→「目的なく歩き回られていた」などに言い換え
• 「拒否」→「〇〇とおっしゃり、見送りとなった」とご本人の意向として書く
• 「何度も」「しつこく」→ 具体的な回数・時間に置き換える
• 「問題行動」「暴力的」→ 観察した事実と経過を書く

場面別の記録例文——夜勤・排泄・食事・ヒヤリハット

「書き方はわかったけど、実際の例文が見たい」という方のために、よく書く場面別の記録例文をまとめました。これをそのまま使うのではなく、自分の職場・ご利用者の状況に合わせてアレンジしてご活用ください。

食事の記録例文

食事の記録は「摂取量・食形態・介助の有無・特記事項」を軸に書くとまとまります。例文として参考にしてください。「12時、食堂にて昼食。主食（軟飯）8割、副食（刻み食）9割摂取。自力摂取で問題なし。食後の表情穏やか。水分は200ml摂取（むせなし）。」——この形で5W1Hと観察内容が整理されています。摂取量が少ない場合は「主食2割、副食4割の摂取にとどまる。食欲がないとご本人よりお申し出あり。嘔気・発熱等なし。本日担当看護師に報告済み」というように、アクションまで記録に入れると次のシフトへの引き継ぎがスムーズです。また、ヒヤリハットの記録については介護事故後の心理的負担と記録の書き方も参考にしてください。

排泄の記録例文

排泄の記録は、「時刻・排泄の種類・量・状態・介助内容」を記録するのが基本です。「10時、トイレにて排尿確認。量は中程度。色は淡黄色、臭気なし。排泄後ズボンの上げ下げを一部介助。表情穏やか。」これで必要な情報が揃います。排便の場合は「状態（硬さ・色・量）」も合わせて記録します。「14時、おむつ交換実施。排便あり。量少量・軟便。臀部の皮膚に発赤なし。保湿クリーム塗布。」——こうした記録は褥瘡リスク管理にも直結するため、皮膚の状態を必ず添えるようにしましょう。

夜勤・夜間帯とヒヤリハットの記録例文

夜勤の記録は翌朝の申し送りに直結します。「1時、巡回時に○○様が目を開けておられた。声かけすると『トイレ』とおっしゃるため誘導。排尿確認後、5分程度で再入眠。布団のずれ等なし。」このように巡回のタイミング・対応・その後の様子まで書くと、翌日の担当者が状況を把握しやすくなります。ヒヤリハット（インシデント）の記録は「事実の時系列・発見・対応・報告先・その後の経過」を抜けなく書きます。「14時30分、居室前廊下にて○○様がしゃがみ込んでいるのを発見。声かけに反応あり。痛みの訴えなし。バイタル測定（血圧120/78・脈拍72）問題なし。看護師に報告し、居室に誘導・安静にて経過観察。」

• 食事記録：摂取量・食形態・介助の有無・水分量・特記事項の順で書く
• 排泄記録：時刻・排泄の種類・量・状態・皮膚の状態も添える
• 夜間記録：巡回タイミング・対応・再入眠確認まで書く
• ヒヤリハット：発見→対応→報告先→経過の時系列を抜けなく

介護記録の電子化・アプリ・音声入力の活用法

近年、介護現場でも記録のデジタル化が進んでいます。タブレットやスマートフォンを使った介護記録システム、音声入力の活用など、「書く負担」を減らすための手段が増えています。ここでは代表的な方法を紹介します。

介護記録システム（ICT化）のメリット

介護記録ソフト（カイポケ・ワイズマン・ほのぼのNEXT等）を導入している施設では、テンプレート入力が可能で「記録の型」があらかじめ用意されています。食事・排泄・入浴といった項目に数値や選択式で入力できるため、自由記述の量を大幅に減らせます。また多職種間でのリアルタイム共有ができるため、「申し送り漏れ」が起きにくくなるメリットもあります。ICT化は個人の努力だけでは進みませんが、施設選びの際に「記録のICT化が進んでいるか」を確認することは、働き方の負担軽減につながります。

音声入力の活用で「その場で記録」が実現

スマートフォンの音声入力機能（iOS・Androidどちらにも標準搭載）を活用すると、ケアをしながらその場で声でメモを残すことができます。「13時、食堂にて昼食介助。主食8割」と声で入力して後からまとめる、という使い方です。完全な記録として残すには文字を確認・修正する必要がありますが、「書くことへの心理的ハードル」を大きく下げる効果があります。職場によって音声入力の使用可否が異なるため、まず上長に確認してから試してみましょう。

「ケアをしながらメモ→後でまとめる」習慣づくり

デジタルツールを使わない場合でも、「小さなメモ帳にその場でメモ→業務終了前にまとめて入力」という習慣は記録の効率化に有効です。記録用紙やシステムの前に座って「さて、今日何があったか」と思い出す時間がそのまま残業につながることが多いですが、ケアの直後に簡単なキーワードをメモしておくだけで入力時間が大幅に短縮されます。ポイントは「完璧なメモ」を目指さないこと。「○○様、昼食2割、食欲なし、看護報告」という5つの単語でも、後から記録にまとめるには十分な情報源になります。

• ICT化された記録システムはテンプレート入力で手書き・自由記述を減らせる
• 音声入力はその場でメモ残しができ、記録への心理的ハードルを下げる
• ケア直後の簡単メモ→まとめ入力の習慣で残業時間が短縮される

記録に毎日残業している介護職へ——負担を減らす3つのアプローチ

「介護記録が終わらなくて毎日残業している」「記録がめんどくさくて、ケアより記録に疲弊している」——そんな声を現場でよく耳にします。記録に時間がかかるのは、あなたが要領が悪いからではなく、職場の仕組みや環境が影響していることが多いです。負担を減らすための3つのアプローチを整理しました。

アプローチ1：記録スキルの向上で「書く時間」を短縮する

記録に時間がかかる原因のひとつが「何を書くか考える時間」の長さです。書き出しの型を決める・よく使う表現を定型文化しておく・ケア直後にキーワードメモを残す、といった習慣を身につけることで、1件あたりの記録時間を短縮できます。また、「完璧な記録」を目指しすぎないことも大切です。必要な情報が伝わっていれば、文章の美しさは二の次で構いません。

アプローチ2：職場のルールや体制を見直す

記録の書き方や量は、施設のルールによって大きく変わります。「必要以上に長い記録を求める文化」「テンプレートがなく毎回自由記述」「記録システムが使いにくい」といった環境では、個人の努力だけでは残業はなくなりません。もし職場の体制に問題があると感じるなら、先輩スタッフや管理職に「記録の効率化」を提案してみることも選択肢です。職場によっては、そういった改善意見を歓迎する文化があります。

アプローチ3：「記録体制が整っている職場」に移る

スキルを磨いても、職場の体制を提案しても状況が変わらないなら、「記録体制が整った職場に転職する」という選択肢も現実的です。ICTシステムを導入している施設・記録の負担が少ない訪問介護など、働き方の選択肢は広がっています。「この職場でしか働けない」と思い込まず、一度「今の職場は標準的な環境なのか」を確認してみることが大切です。「介護を辞めたい」と感じたときの対処法も参考にしてみてください。

記録業務の負担から解放されたい方には、まず無料で使える転職エージェントに相談してみることをおすすめしています。今の職場より記録負担が少ない環境があるかどうかを、プロに聞いてみるだけでも視野が広がります。

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• 記録スキルの向上：書き出しの型・定型文・メモ習慣で1件あたりの時間を短縮
• 職場の体制改善：テンプレート導入・ICT化の提案は改善意見として伝えてみる
• 転職：記録体制が整った職場への移動も現実的な選択肢

記録が評価される職場・されない職場の違い

同じ介護職として働いていても、「記録への向き合い方」は職場によって大きく違います。記録が評価され、スタッフが負担なく書き続けられる職場には、いくつかの共通点があります。逆に、記録に追われてスタッフが疲弊している職場にも共通のパターンがあります。

「記録が活きる職場」の特徴

記録が活きる職場では、書いた記録が次のケアに反映されていることがわかります。「この記録があったからリハビリと連携できた」「記録の変化に気づいて転倒を防げた」という経験が積み重なると、スタッフは記録の意味を実感できます。また、記録のテンプレートや書き方ガイドが整備されていて、新人でも迷わず書ける環境が整っています。リーダーや先輩が記録へのフィードバックをしてくれる文化があることも、スタッフの記録スキル向上につながります。

「記録で消耗する職場」の特徴

一方、記録で消耗する職場では「書いた記録が誰にも読まれていない」「書き方のルールが不明確で、スタッフごとにバラバラ」「記録システムが古く、入力に時間がかかる」といった状況が起きています。また、ケアよりも記録の見た目や量を重視する文化があると、本来の目的（ケアの継続性）から外れた記録作業に時間を取られます。こうした環境では、どれだけ個人のスキルを磨いても負担は減りません。

転職で「記録体制」を確認するポイント

転職活動をする際、記録体制を確認するために面接や職場見学で聞いておきたい質問があります。「記録システムはどういったものを使っていますか」「記録業務にかかる時間は平均どのくらいですか」「記録の引き継ぎや申し送りの方法を教えてください」——これらの質問に対する回答から、その職場の記録文化が見えてきます。転職エージェントを使えば、こうした職場内部の情報を事前に教えてもらえることも多いです。介護転職サービスの比較・おすすめランキングも参考に、自分に合った転職先を探してみてください。

ケアマネとして多くの介護職の方の転職相談に関わってきましたが、「記録の負担が減っただけで、仕事が楽しくなった」という声は思った以上に多いです。記録は介護の仕事の一部ですが、記録そのものが目的になってしまっている環境は、ご利用者へのケアの質にも影響します。「記録体制が整っているか」は、職場の質を測るひとつのバロメーターでもあります。新しい職場を探す際には、ぜひこの視点を持って探してみてください。また、職場環境や人間関係に悩む介護職の方は介護の職場での人間関係・独り立ちの進め方もあわせてご覧ください。

• 記録が活きる職場：テンプレートが整備・フィードバックがある・記録がケアに反映される
• 記録で消耗する職場：ルール不明確・システムが古い・記録が誰にも読まれていない
• 面接・見学で記録システムや業務時間を事前に確認することで職場選びの精度が上がる

まとめ

介護記録の書き方は、一度コツをつかめば確実にラクになります。この記事でお伝えしたことを振り返ると、書き方の基本は「5W1Hで事実を書き、スタッフの判断は分けて書く」こと。NGワードは具体的な観察事実に言い換えること。場面別の例文は型として覚えておくと応用が効きます。そして、記録の負担が大きい場合は個人のスキルだけでなく、職場の仕組みや環境そのものを見直すことが大切です。

• 5W1H・SOAPで「読んだ人が場面を再現できる記録」を目指す
• 「不穏」「徘徊」「拒否」などのNGワードは具体的な観察事実に言い換える
• 書き出しの型を2〜3パターン持っておくと時短になる
• 記録の残業が続くなら、職場の体制・ICT化・転職という3段階で考える
• 「記録体制が整った職場」は転職で探せる——転職エージェントに内情を聞いてみる

毎日記録に追われているあなたの状況は、努力不足ではなく環境の問題かもしれません。まずは「今の職場以外の選択肢があるか」を知るだけでも、気持ちが少しラクになることがあります。レバウェル介護は無料で相談できる介護専門の転職エージェントです。「記録が少ない職場に移りたい」「ICTが進んだ施設で働きたい」という希望を、そのまま伝えてみてください。

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